التسويات الجردية: الفرق بينها وبين الجرد ولماذا هي ضرورية في المحاسبة

المختصر:

مقال يشرح الفرق الجوهري بين الجرد والتسويات الجردية وأسباب أهميتهما في المراجعة والتدقيق المحاسبي.

التسويات الجردية في المحاسبة هي عملية محاسبية تتم في نهاية الفترة المالية، بعد إعداد ميزان المراجعة وقبل إعداد القوائم المالية؛ تهدف إلى تعديل حسابات المؤسسة لضمان دقة وموثوقية التقارير المالية. تقوم هذه العملية بمراجعة وتحديث الأرصدة المحاسبية لتعكس الواقع الفعلي بناءً على مبدأ الاستحقاق، إذ يتم تسجيل الإيرادات والمصروفات في الفترة التي تخصها بغض النظر عن وقت استلام أو دفع النقدية.

أهمية التسويات الجردية تكمن في تحقيق عدة أهداف رئيسية منها:

• التأكد من صحة الأرصدة المالية الممثلة للأصول، الالتزامات، الإيرادات، والمصروفات.
• تصحيح الأخطاء أو السهو في التسجيلات المحاسبية.
• إظهار النتيجة الحقيقية للنشاط المالي (الأرباح أو الخسائر) بشكل دقيق.
• الامتثال للمعايير المحاسبية الأساسية مثل مبدأ الاستحقاق ومبدأ المقابلة، مما يعزز من مصداقية القوائم المالية أمام الملاك والمستثمرين والجهات الرقابية.
• توفير صورة واقعية دقيقة للمركز المالي للشركة تمكن الإدارة من اتخاذ قرارات مالية سليمة.

بمعنى آخر، التسويات الجردية هي أداة لضبط الحسابات بما يتوافق مع الأحداث المالية الحقيقية خلال الفترة المحاسبية، مثل تسوية الإيرادات والمصروفات المستحقة أو المقدمة، وتحديث قيم الأصول كالإهلاك والمخزون. كما أنها تساهم في تجنب تضليل المعلومات المالية الناتج عن تسجيل العمليات في وقت مختلف عن حدوثها الفعلي.

هذه العملية ليست فقط قاعدة محاسبية بل ضرورة لتقديم تقارير مالية شفافة تعكس الوضع المالي الحقيقي للمؤسسة، وتعزز ثقة جميع الأطراف ذات العلاقة في المعلومات المالية المقدمة.

لذلك، تعتبر التسويات الجردية من الركائز الأساسية لأي نظام محاسبي متكامل يهدف إلى الدقة والشفافية في إظهار نتائج الأعمال والمركز المالي.

أهداف التسويات الجردية ودورها في دقة القوائم المالية واتخاذ القرارات

التسويات الجردية تهدف إلى تحقيق عدة أهداف جوهرية تؤسس لصحة ودقة المعلومات المالية، مما يجعلها أداة مهمة في نظام المحاسبة لأي مؤسسة:

• التأكد من صحة الأرصدة

تساعد التسويات الجردية في ضمان أن جميع الأصول والخصوم والإيرادات والمصروفات مسجلة في الدفاتر بقيمها الحقيقية، وذلك بتعديل الفروق بين الأرصدة الدفترية والواقع الفعلي، كما هو مثبت من خلال الجرد المادي أو المستندات الداعمة.

• إظهار النتيجة الحقيقية للنشاط

إجراء التسويات الصحيحة يؤدي إلى تحديد صافي الأرباح أو الخسائر الفعلية للفترة المالية، مما يمنع إظهار نتائج مشوهة بسبب تسجيل إيرادات أو مصروفات في فترات مالية غير صحيحة.

• اكتشاف وتصحيح الأخطاء

تمكن التسويات من التعرف على الأخطاء أو السهو في التسجيل المحاسبي، مثل قيود غير مسجلة أو مضاعفة أو تسجيل قيم خاطئة، وتصحيحها قبل إصدار القوائم المالية.

• الالتزام بالمعايير المحاسبية

تلعب التسويات دوراً محورياً في تطبيق مبادئ المحاسبة المعروفة مثل مبدأ الاستحقاق الذي يلزم تسجيل الإيرادات والمصروفات في الفترة التي تخصها بغض النظر عن وقت التحصيل أو الدفع، ومبدأ المقابلة بين المصروفات والإيرادات ذات الصلة.

• دعم اتخاذ القرار المالي

من خلال توفير معلومات مالية دقيقة وموثوقة في القوائم المالية، فإن التسويات تساعد الإدارة والمستثمرين والمستخدمين الآخرين على اتخاذ قرارات اقتصادية سليمة ومستندة إلى حقيقة الوضع المالي.

• تعزيز الشفافية والمصداقية

تطبيق التسويات الجردية يؤدي إلى تقارير مالية شفافة ومقبولة للمراجعين والجهات الرقابية، وهو ما يزيد من الثقة في بيانات المؤسسة.

• تحقيق التوازن المالي

مثل التوفيق بين السجلات البنكية والمحاسبية، وضبط المخزون والأصول، وتحديث حسابات الإيرادات والمصروفات سواء المقدمة أو المستحقة، مما يعكس صورة مالية حقيقية متكاملة.

بالتالي، التسويات الجردية ليست مجرد قيود محاسبية بل هي أساس لضمان جودة ودقة القوائم المالية، وتعزز قدرة المنشأة على التخطيط المالي السليم وتحسين الأداء المستقبلي.

الفرق بين الجرد والتسويات الجردية

الجرد والتسويات الجردية هما مصطلحان مرتبطان في المحاسبة لكن لكل منهما دور ووظيفة مختلفة، ويمكن شرح الفرق بينهما بالتفصيل كما يلي:

• الجرد: هو عملية المراجعة والحصر الفعلي لجميع الأصول والمخزونات لدى الشركة في نهاية الفترة المالية، بهدف التحقق من الكميات والقيم الفعلية للموجودات مقارنة بما هو مدون في سجلات الشركة. يتضمن الجرد التدقيق النهائي الشامل لحسابات البنود المختلفة وتحديد الأرصدة الحقيقية التي يمتلكها النشاط.

• التسويات الجردية: هي عملية محاسبية تأتي بعد الجرد، حيث يتم تعديل القيود والسجلات المحاسبية بناءً على نتائج الجرد. التسويات تشمل تسجيل قيود تحصيل أو استحقاق المصروفات والإيرادات، تسوية الفروق بين القيم الدفترية والواقعية، حساب استهلاك الأصول الثابتة، وضبط حسابات المخزون وأوراق القبض والسندات. الهدف منها هو تصحيح الأرصدة في الدفاتر لإظهار الوضع المالي الحقيقي بدقة قبل إعداد القوائم المالية.

بمعنى آخر، الجرد يركز على حصر ومراجعة الموجودات فعلياً، أما التسويات الجردية فتهدف إلى إجراء التعديلات المحاسبية اللازمة وفق نتائج الجرد لضمان دقة المعلومات المالية.

بالتالي، الجرد هو خطوة فنية مادية للتأكد من الموجودات، والتسويات الجردية هي خطوات محاسبية لتحسين وتعديل الواقع المالي المسجل بناءً على نتائج هذا الجرد.

المبادئ المحاسبية المرتبطة بالتسويات الجردية

المبادئ المحاسبية المرتبطة بالتسويات الجردية مثل أساس الاستحقاق، مبدأ المطابقة، ومبدأ الحيطة والحذر تلعب دوراً أساسياً في ضمان دقة وموثوقية القوائم المالية.

• أساس الاستحقاق

هو المبدأ الذي يلزم تسجيل الإيرادات والمصروفات في الفترة المالية التي تحدث فيها، بغض النظر عن وقت استلام أو دفع النقدية. هذا المبدأ يضمن أن القوائم المالية تعكس النشاط الاقتصادي الحقيقي للفترة المحاسبية، حيث تُسجل الإيرادات عند تحقُّقها والمصروفات عندما تتكبد، مما يساعد على تحديد ربحية المنشأة بدقة.

• مبدأ المطابقة

يرتبط أساساً بتسجيل المصروفات المتعلقة بالإيرادات التي تم تحقيقها في نفس الفترة المالية. يهدف هذا المبدأ إلى تحقيق التوازن بين الإيرادات والمصروفات التي تخص نفس الفترة، لتحديد صافي الربح أو الخسارة بدقة. التسويات الجردية تساعد على تطبيق هذا المبدأ من خلال تسجيل المصروفات المستحقة والمقدّمة واعتماد الاستهلاك.

• مبدأ الحيطة والحذر

ينص هذا المبدأ على ضرورة التعامل بحذر عند تسجيل الإيرادات وعدم المبالغة فيها، وفي الوقت نفسه يجب الاعتراف بالمصروفات والخسائر بمجرد وجود احتمالية حدوثها. يساعد هذا المبدأ في حماية المركز المالي للشركة ويعزز الشفافية، حيث تُسجّل المصروفات والاستحقاقات حتى لو كانت متوقعة أو محتملة، وليس فقط المؤكدة.

هذه المبادئ مجتمعة تُعدُّ إطارًا لضمان أن البيانات المالية تعكس الواقع الاقتصادي بدقة وموضوعية، وتسويات الجردية واحدة من الأدوات التنفيذية لتطبيق هذه المبادئ في الممارسة المحاسبية.

أنواع التسويات الجردية في المحاسبة

أنواع التسويات الجردية في المحاسبة تشمل عدة فئات رئيسية، لكل منها دور محدد لضبط الحسابات وضمان دقة القوائم المالية. في ما يلي شرح تفصيلي لكل نوع:

• المصروفات المقدمة:
  هي المصروفات التي تم دفعها خلال الفترة المالية ولكن لم تُستهلك أو تُعتبر مصروفات بعد، مثل الإيجار أو التأمين المدفوع مقدمًا لفترة لاحقة. يتم تسجيلها كأصل في الدفاتر ويتم توزيعها كمصروف على الفترة التي تستخدم فيها الخدمة أو السلعة. في نهاية الفترة، يتم إجراء تسوية جردية لنقل الجزء المستهلك إلى مصروف.
• المصروفات المستحقة:
  هي المصروفات التي تكون متكبدة خلال الفترة المالية لكنها لم تُدفع بعد، مثل الرواتب المستحقة أو فواتير الخدمات التي لم تُسدد بنهاية الفترة. تُسجل في الدفاتر كالتزام (حساب دائني) لتحديث المصروفات الفعلية وتحقيق مبدأ الاستحقاق.
• الإيرادات المقدمة:
  عبارة عن إيرادات استلمتها الشركة خلال الفترة المالية مقابل خدمات أو سلع لم تقدم بعد، مثل دفعات مقدمة من العملاء. تُسجل كالتزام (حساب إيرادات مُقدمة) ثم تُعاد تسويتها عند تحقق الخدمة أو التوريد، حيث تُحول إلى إيراد فعلي.
• الإيرادات المستحقة:
  هي الإيرادات التي حققتها الشركة خلال الفترة المالية لكنها لم تستلمها نقدًا أو لم تُسجل بعد، كخدمات تم تقديمها ولم تُدفع بعد. تُسجل في الدفاتر كذمم مدينة لتعكس الإيراد المستحق وتحقيق مبدأ الاستحقاق.
• تسويات المخزون:
  تتم لمطابقة قيمة المخزون الفعلي بعد الجرد مع القيمة الدفترية للمخزون. إذا وُجد نقص أو زيادة نتيجة تلف، سرقة، أو خطأ في التسجيل، يتم تعديل الحسابات لتعكس القيمة الحقيقية، مما يؤثر على تكلفة البضاعة المباعة والربح.
• إهلاك الأصول الثابتة والمتداولة:
  يتم احتساب الإهلاك لتوزيع تكلفة الأصول الثابتة على عمر استخدامها، وذلك وفق طرق محددة (مثل القسط المتساوي أو القسط المتناقص). التسوية الجردية هنا تعني تحديث القيود المحاسبية لتسجل الإهلاك المستحق للفترة، مما يعكس القيمة الدفترية الحقيقية للأصول ونفقات الاستهلاك.

كل هذه الأنواع من التسويات تهدف إلى تطبيق مبادئ المحاسبة وتحديث السجلات لتعكس الوضع المالي الحقيقي بدقة.

هذا التفصيل يلخص أساسيات أنواع التسويات الجردية الرئيسية:

هذه التسويات الجردية تساعد في توفير صورة مالية دقيقة وشفافة خلال إعداد القوائم المالية.

كيفية إعداد قيود التسوية الجردية مع أمثلة تطبيقية.​

إعداد قيود التسوية الجردية هو خطوة محورية لضمان دقة القوائم المالية وتعكس الواقعية في إدخال الإيرادات والمصروفات في الفترات الصحيحة. تتم هذه القيود في نهاية الفترة المالية بعد مراجعة الحسابات والتأكد من تسجيل جميع العمليات المتأثرة بتعديل الأرصدة.

خطوات إعداد قيود التسوية الجردية:

• مراجعة الحسابات

التأكد من مراجعة كافة الحسابات المسجلة والتأكد من وجود معاملات لم تُسجل أو تحتاج تعديلاً.

• تحديد التعديلات اللازمة

مثل الإيرادات المستحقة التي يجب تسجيلها أو المصروفات المستحقة، وكذلك إهلاك الأصول وتسويات المخزون.

• تحليل المبالغ وتحديد الحسابات المتأثرة

اختيار الحسابات المدينة والدائنة لكل تعديل.

• تسجيل قيود التسوية

يتم إعداد القيد في دفتر اليومية بحيث يُسجل الحساب المدين والدائن بدقة لتعكس التعديل المطلوب.

• مراجعة القيد

للتأكد من مطابقته للمعايير المحاسبية ومتطلبات الاستحقاق، ولضمان دقة البيان المالي.

أمثلة تطبيقية على قيود التسوية الجردية:

• الإيرادات المستحقة: شركة قدمت خدمات بقيمة 5,000 ريال لم تستلم مالها بعد.
  • قيد التسوية:
    • مدين: حساب العملاء (الذمم المدينة) 5,000 ريال
    • دائن: إيرادات خدمات 5,000 ريال
• المصروفات المستحقة: شركة لم تدفع فاتورة كهرباء لشهر ديسمبر قدرها 1,200 ريال حتى نهاية السنة.
  • قيد التسوية:
    • مدين: مصروف كهرباء 1,200 ريال
    • دائن: حساب الكهرباء المستحق الدفع 1,200 ريال
• المصروفات المقدمة: إيجار مدفوع لشهر يناير بمبلغ 3,000 ريال ضمن المصروفات المدفوعة مقدماً في ديسمبر.
  • قيد التسوية لنقل جزء الإيجار للمصروف في ديسمبر:
    • مدين: مصروف إيجار 3,000 ريال
    • دائن: مصروفات مدفوعة مقدماً 3,000 ريال
• إهلاك الأصول الثابتة: حساب إهلاك أجهزة كمبيوتر بقيمة 10,000 ريال خلال السنة.
  • قيد التسوية:
    • مدين: مصروف إهلاك 10,000 ريال
    • دائن: مجمع استهلاك أصول ثابتة 10,000 ريال
• تسوية المخزون: وجود نقص في المخزون بقيمة 2,000 ريال بعد الجرد.
  • قيد التسوية:
    • مدين: خسارة من نقص المخزون 2,000 ريال
    • دائن: المخزون 2,000 ريال

بهذا الشكل يتم تعديل الحسابات لتعكس الوضع الحقيقي للمؤسسة مما يضمن دقة القوائم المالية والتي تعتبر أساس اتخاذ القرارات الصحيحة.

أسئلة شائعة عن التسويات الجردية في المحاسبة:

في الختام 

تُعتبر التسويات الجردية من العمليات المحاسبية الحيوية التي تضمن دقة وموثوقية البيانات المالية لشركات الأعمال والمؤسسات. من خلال إعداد قيود التسوية الجردية، يمكن تصحيح أي أخطاء أو تجاوزات في التسجيلات المالية، وتحقيق الالتزام بمبادئ المحاسبة مثل مبدأ الاستحقاق والمطابقة، مما يعزز شفافية القوائم المالية ويُظهر الوضع المالي الحقيقي.

تكمن أهمية استخدام نظام قيود التسوية الجردية في ضمان أن جميع التعديلات المحاسبية تتم بشكل منظم ومنهجي يضمن الاتساق والشفافية. يساعد النظام المحاسبي في ضبط العمليات بدقة، وتوثيق كل تعديل وفقًا للقواعد، مما يتيح مراجعة دقيقة وسهولة في التدقيق والامتثال للمعايير القانونية.

باختصار، التسويات الجردية ونظام قيودها هو الركيزة التي ترتكز عليها صحة التقارير المالية ودعم اتخاذ القرار المالي السليم، وهو استثمار لا غنى عنه للحفاظ على الاستقرار المالي وتعزيز ثقة المستثمرين وأصحاب المصلحة في المؤسسة.